Tender Assistant
Industry:
Schoonmaak & Facility Services
Project Duration:
16 weken
Services:
Maatwerk AI-Oplossingen
-
AI Bedrijfscans en strategie
Client Size:
50-150 medewerkers
Client Overview
DFP Schoon — voluit De Facilitaire Partner — is een schoonmaakbedrijf dat opereert in een markt waar aanbestedingen de motor zijn van groei. Een groot deel van het werk komt uit tenders: opdrachten van overheidsinstellingen en grote organisaties waar concurrentie hoog is en marges dun.
In een sector waar tien partijen op dezelfde tender inschrijven, win je niet met meer mankracht. Je wint met een betere reactie, sneller geleverd dan de rest.
The Challenge
DFP deed mee aan aanbestedingen, maar het proces was duur, traag en frustrerend. Een extern marketingbureau schreef de tenderresponses voor €3.000 per inschrijving. Daardoor konden ze maximaal 4 à 5 tenders per jaar oppakken — en zelfs daar werd niks van gewonnen.
Geen schaalbaarheid, geen voorspelbaarheid, geen garantie op resultaat. Elke jaar opnieuw duizenden euro's uitgeven aan inschrijvingen die nergens toe leidden, terwijl concurrenten wel binnenliepen. De vraag werd urgent: hoe kunnen we vaker meedoen, sneller schrijven en eindelijk winnen — zonder de kostenpost te verdubbelen?
Our Approach
Het traject startte na een AI Masterclass van Celestino bij Open Coffee Zoetermeer. In een eerste kennismaking brachten we het hele tenderproces in kaart: hoe komen tenders binnen, wat werd er geschreven, en waar lag de bottleneck?
In een tweede sessie volgde een gerichte Discovery. We onderzochten waar AI écht waarde kon toevoegen — niet als modegrap, maar als concrete oplossing voor het schrijfwerk dat DFP elke maand handmatig liet uitbesteden. De conclusie was duidelijk: het hele tenderproces kon geautomatiseerd worden, mits de AI de tone-of-voice, expertise en historie van DFP volledig zou begrijpen.
The Solution
We bouwden de AI Tender Assistant — een maatwerkoplossing speciaal voor DFP Schoon, opgebouwd uit drie componenten:
Een RAG-systeem dat alle eerdere aanbestedingen en winnende inschrijvingen van DFP heeft "ingelezen". Dit fungeert als een tweede brein dat precies weet hoe DFP schrijft, wat ze leveren en welke argumenten in het verleden hebben gewerkt.
Een analyse-agent die elke nieuwe aanbesteding doorploegt en automatisch de belangrijkste eisen, gunningscriteria en valkuilen eruit haalt.
Een orchestratielaag die beide componenten samenbrengt tot één werkende assistent — die in een fractie van de tijd een sterke, op maat gemaakte tenderresponse produceert.
Results & Impact
De eerste tender leverde een derde plek op — niet gewonnen, maar meteen het bewijs dat de aanpak werkte. We bleven sleutelen. De tweede ging ook verloren, maar leverde opnieuw concrete leerpunten op.
Toen sloeg het om. Binnen twee maanden tijd won DFP twee aanbestedingen op een rij — samen goed voor meer dan €2 miljoen aan contractwaarde.
Tegelijkertijd daalden de kosten per inschrijving van €3.000 naar een fractie daarvan. En waar DFP eerst maximaal 4 à 5 tenders per maand kon oppakken, kunnen ze nu structureel meer inschrijven — zonder extra mensen aan te nemen of het marketingbureau in te schakelen.